Concevoir une offre de médiation (2) : conception d'une séance et créativité

Malgré l'impossible standardisation d'une méthode de conception des médiations face-public en CST (évoquée dans le billet précédent), nous pouvons malgré tout avancer quelques idées qui aident quand on se lance dans la conception, ou l'organisation de la conception, de ce type d'offre.

Nous commencerons donc ici avec 2 réflexions portant sur la « conception de séance ». La première est de faire le pari qu'il est intéressant, utile, productif … de définir au sein des process menant à la mise en service d'une offre, une étape spécifique et bien caractérisée qu'on appellerait la « conception de séance ». La deuxième est de s'interroger sur le caractère « créatif » de cette étape et d'en explorer rapidement les limites.

Un lot spécifique pour la conception de séance

La phase de conception, nous l'avons vu dans le billet précédent est une étape qui tolère assez bien le mode projet. Des compétences diverses sont réquisitionnées pour travailler pendant un temps donné à la réalisation d'un objectif commun. Cela a pour conséquence d'autoriser la segmentation de la phase de conception en divers lots. Cette segmentation est dépendante des organisations et compétences en place, au moins autant que du projet. Toujours est-il qu'il est généralement possible de définir un lot consistant en la conception de séance dont le rendu serait la Séance-Type (voir le billet sur ce concept). Cela a le mérite de séparer une des phases les plus créatives des autres (le lot com' pourrait en être une autre). Cette segmentation se comprend d'autant mieux qu'il existera toujours un moment où quelqu'un cherchera à se projeter dans la future séance, à l'imaginer et donc, de fait, à réaliser une conception de séance

Définir un lot « conception de séance » au sein des processus de conception des offres à deux autres avantages. D'abord cela organise et structure cette activité, souvent chaotique, qu'est la projection dans la future séance. En forçant une phase de réflexion « propre » et coordonnée avec les autres facettes de la conception, cela impose une prise de recul pas toujours réalisée par les concepteurs. Cette prise de recul peut notamment se cristalliser au travers des supports descriptifs de la Séance-Type. Ensuite, cette conception de séance nécessite souvent des compétences et expériences liées au terrain, que peuvent avoir les médiateurs en charge des réalisations des offres. Mais ces personnes ne sont pas forcément toujours suffisamment informées et/ou compétentes pour traiter des autres facettes de la conception (programmation, gestion financière, communication, commercialisation...).

Remarquons que cette segmentation en lot, si elle a le mérite de permettre une optimisation de l'usage des compétences, comporte aussi le risque d'une mauvaise coordination des différentes facettes de l'offre. Mais c'est là un des classiques de la méthode projet que certaines techniques peuvent réduire (technique de suivi de projet, de revue de projet …). Enfin, il faut bien reconnaître que la segmentation par lot et la définition d'une conception de séance isolée du reste peuvent être assez artificielle dans la mesure où les ressources en personnel peuvent de ne pas l'autoriser. Dans ce cas, les mêmes personnes assureront les divers lots de la conception. Mais nous parions ici que, malgré cela, ces personnes gagneraient à réfléchir leur méthode de travail en intégrant une étape claire de « conception de séance ».

Une étape créative mais pas uniquement !

Si la conception de séance comporte effectivement une facette très créative, il ne s'agit pas non plus d'une œuvre artistique sans contrainte. Des objectifs sont posés et des contraintes existent. Le rendu doit par exemple s'intégrer à des supports prédéfinis (support de la Séance-Type). L'offre doit s'intégrer à un environnement, et s'interfacer avec de nombreux fonctionnements.

Ainsi, il convient de bien organiser (voir limiter) le temps de la « créativité » afin d'assurer d'une part le respect des contraintes de conception (les échéances notamment) mais aussi l'ensemble du rendu de la phase de conception de séance.

Il existe certainement de nombreux textes et études sur la gestion et l'optimisation de la créativité, mais je n'en suis pas spécialiste. Je ne donnerais donc pas de conseils sur la meilleure façon de procéder. Par contre, je constate par expérience, que dans le cadre d'une conception de séance, ce sont des phases très dynamiques mais dont le résultat se confronte souvent trop tardivement à la réalité des contraintes et objectifs de la commande. C'est donc une mise en garde à retenir et à intégrer à toute méthode de conception.

Un exemple très concret est la gestion des brainstormings. Le travail à plusieurs peut être très productif en idée. Mais cette (sur)abondance d'idées est souvent très difficile à gérer par la suite. « L'élagage » sera plus "douloureux". Les producteurs des idées ne comprennent pas toujours pourquoi leurs propositions se sont vues finalement refusées. Aussi les phases de brainstorming sont à encadrer de prêt si on veut pouvoir en profiter pleinement dans l'ensemble du process.

Finalement on peut conclure sur ce sujet de la créativité qu'il s'agit d'un des aspects importants et motivants dans l'élaboration d'une nouvelle offre. Mais il s'agit aussi d'une facette "à risque" dans le travail. Aussi il convient de réfléchir aux modalités de sa mise en oeuvre, aux garde-fous à mettre en place, pour à la fois garantir l'espace de liberté nécessaire sans pour autant générer de trop grandes frustrations par la suite.